L’ARCHIVAGE NUMÉRIQUE
Le développement des technologies de l’information et de la communication a profondément modifié les méthodes de travail en facilitant et en accélérant considérablement la production, le partage et le stockage d’informations numériques. En parallèle, la reconnaissance de l’écrit électronique comme preuve en 2000 a ouvert la voie à l’« administration électronique », à la dématérialisation des processus métier et à la production d »originaux numériques.
C’est pourquoi l’archivage numérique/électronique est devenu un véritable enjeu pour les directions des systèmes d’information. Il s’inscrit dans une gestion « efficiente » de la gestion des données numériques par la prise en compte du cycle de vie de l’information ainsi que de la conservation pérenne des données à forte valeur juridique, stratégique et/ou patrimoniale qui sont souvent la seule trace de l’activité de l’administration. Leur perte constituerait à la fois un risque juridique et un risque majeur pour la continuité des activités. La notion d’« archivage électronique » renvoie par conséquent à celle de « gouvernance des données numériques ».
Les données numériques sont par nature très vulnérables pour deux raisons principales : d’une part, elles sont facilement manipulables et falsifiables. On rencontre également des difficultés à identifier la version validée d’un document et à avoir accès à l’information pertinente, nécessaire à la prise de décision. D’autre part, le support et le contenu de l’information ne sont plus indissociables, ce qui entraîne des conséquences majeures. En effet, l’affichage d’une information numérique est le résultat d’une harmonie entre systèmes logiciels, systèmes matériels, systèmes d’exploitation et périphériques. lls sont tous soumis à des rythmes différents et de plus en plus rapides qui entraînent un risque d’obsolescence technologique. Des stratégies de pérennisation, étayées par les nombreuses normes existantes dans le domaine, doivent par conséquent être anticipées et mises en œuvre, dès lors que les durées de conservation sont supérieures à un délai de 10 ans.
L’archivage numérique est donc un processus dynamique qui commence dès la création des documents.
Il s’agit d’une fonction multi-facettes qui fait appel à différents domaines entrant dans les schémas directeurs informatiques des organisations tels que :
- la gestion et la recherche documentaires (GED, bases de connaissance, moteurs de recherche, sémantique basée sur des référentiels, thesausus, ontologies…),
- la preuve et la sécurité (empreintes, signature électronique, horodatage, gestion du cycle de vie de l’information, gestion des droits d’accès, gestion des traces), l’interopérabilité (entre systèmes basés sur des protocoles de communication et des formats d’échanges),
- les infrastructures de stockage,
- le choix d’outils très pointus ciblés sur la conservation sur le long terme du numérique (outils d’identification et de conversion de formats, veille technologique sur les supports et les formats de données, plans de migrations des supports, des formats).
Les compétences requises pour aborder ce domaine sont, par conséquent, multiples, raison pour laquelle la vision globale de ce qu’est un système d’archivage électronique est encore trop peu partagée.