Archiver des documents Engageants
L’archivage ne vise pas tout document, toute donnée ou toute information, mais Seulement les documents qui engagent leur détenteur. Ces documents, originaux ou copies, constitués ou non en dossiers, sont fixés sur des supports.
Document
Objet constitué d’un support et de l’information qu’il porte, considéré comme un tout signifiant. On rappelle souvent que, La définition de document est assez Complexe, étymologiquement, le document enseigne quelque chose, c’est-à-dire transmet une information à son destinataire.
Dans une perspective d’archivage, quatre critères sont à prendre en compte pour gérer un Document :
- si le contenu du document est engageant ou non,
- si le document est achevé et complet ou non (version validée),
- s’il s’agit de l’original (ou de la copie de référence) ou d’une autre copie,
- si le document est lié à d’autres documents pour que le message soit complètement compréhensible (pièces justificatives, dossier).
Il est de plus en plus fréquent qu’un document comporte plusieurs composants, naguère du texte, de l’image et du son, aujourd’hui des fichiers de différents formats en fonction de la nature des informations traitées (texte, tableau, image animée…)
Document engageant
Un document engageant est un document achevé et validé, produit ou reçu au nom d’une entreprise ou d’un organisme, qui contient une décision ou une information entraînant ou susceptible d’entraîner une incidence financière ou la responsabilité morale de son détenteur. Un document engageant doit être authentique, fiable et intègre.
L’expression « document engageant », bien qu’encore peu répandue, apparaît comme la meilleure façon aujourd’hui de rendre le terme anglais « record » pour le différencier des documents de travail ou de la documentation extérieure, et pour éviter l’ambiguïté du mot archives, trop technique ou trop culturel.
Un document engageant est un document achevé, daté, validé et figé de sorte qu’on peut ou qu’on doit pouvoir s’y référer (en tant qu’émetteur ou destinataire) pour appuyer une action ou défendre un droit. Le document engageant est un document original (décision interne, document reçu) ou un