Le cycle de vie d’un document est un concept qui analyse les étapes menant de la création d’un document à sa destination finale : conservation mémorielle ou destruction. On considère dès lors trois étapes dans ce cycle de vie : l’élaboration et la production du document, son utilisation ou maintenance, sa conservation ou mise à disposition.
Les étapes de ce cycle diffèrent un peu selon que l’on se place du point de vue de la gestion des documents d’archives ou de l’archivage définitif. Depuis l’introduction des documents numériques, les technologies ont parfois bousculé l’ordonnancement classique de ces étapes.
Le cycle de vie du document selon le records management
« Le cycle de vie d’un document engageant est organisé autour de deux événements majeurs qui modifient son statut ou sa valeur : la validation qui lui donne son plein effet engageant et l’événement qui déclenche le calcul de la date de fin de conservation.
- Avec sa validation comme document engageant (record creation), suivie de sa diffusion, le document émis ou reçu est figé et peut (doit) dès lors être mis en sécurité dans un système qui assurera sa conservation intègre et sa mise à disposition.
- L’événement déclencheur du sort final (fin de validité, résiliation, fin d’un laps de temps prédéterminé, décision du responsable du contenu) permet de calculer la date de destruction ou de transfert aux archives historiques. »
« Avant sa validation, le document passe souvent par plusieurs états qui sont autant de documents papier ou de fichiers numériques qu’il convient de gérer au regard de ce que doit être le document finalisé : règles de nommage, versionnage, contrôle de la diffusion. D’autres événements viennent ponctuer la vie du document archivé : les consultations qui peuvent générer des copies de ce document, les changements de localisation (en fonction de la fréquence d’utilisation et des coûts de stockage ou d’accès), les migrations technologiques ou les restaurations après détérioration des données. Certains événements extérieurs peuvent conduire à modifier le cycle de vie du document archivé, par exemple : la valeur du document est requalifiée par suite d’un contentieux ; le support original est détruit malencontreusement et est remplacé par une copie qui devient copie de substitution. »1
Ainsi du point de vue du records management les étapes du cycle sont résumées comme suit :
- Création (ou capture) du document ;
- Validation du document (avec plusieurs itérations possibles) ;
- Utilisation (diffusion/publication) ;
- Fin de l’usage courant ;
- Échéance légale ou institutionnelle (déterminée par une durée d’utilité administrative).
Les étapes sont ici déterminées par des dates butoirs qui, en principe, déterminent une action de traitement des documents ayant changé de statut.
Théorie des trois âges des archives
Cycle de vie document-record mac
Le cycle de vie du document selon les archivistes repose sur la théorie des trois âges, exposée et popularisée en France par Yves Pérotin2. Tout document passe successivement par deux ou trois phases. Dans la première, il relève des archives courantes car on s’y reporte quotidiennement : il est conservé par la ou les personnes l’ayant produit ou reçu. Lorsqu’il n’est plus d’une utilité quotidienne et immédiate sans qu’on puisse pour autant le détruire, il passe au stade des archives intermédiaires : il peut être déplacé dans un local où on ira le consulter en cas de besoin ou confié à un service d’archives qui le restituera à la demande. Une fois arrivé le moment où sa conservation n’est plus nécessaire pour la conduite de l’activité ou légalement obligatoire, il peut soit être détruit, soit être confié comme archives définitives à un service d’archives historiques.
En France, les archives définitives des personnes publiques, qu’il s’agisse de collectivités territoriales ou de services déconcentrés de l’État, doivent être versées aux Archives départementales du ressort géographique où elles se trouvent. Les archives définitives des administrations centrales de l’État et des établissements publics à compétence nationale doivent être versées aux Archives nationales.
Dans ce séquençage :
- les archives courantes (vivantes ou archives actives) couvrant les étapes 1 à 3 du Records management, prennent en compte les documents nécessaires au fonctionnement des institutions qui les ont produits.
- les archives intermédiaires (semi-statiques ou semi-actives) couvrant la période entre les étapes 4 et 5 du Records management, ne sont plus utilisées couramment mais doivent être conservées de manière temporaire pour des raisons administratives ou juridiques. À l’issue de la durée réglementaire ou légale de conservation, ces archives font l’objet d’un tri et sont soit conservées définitivement soit éliminées.
- les archives définitives (statiques ou mortes) se positionnant après l’étape 5 du Records management, ont pour vocation d’être conservées pour des raisons patrimoniales ou historiques. Elles sont versées aux Archives Nationales.