Un système de Gestion Electronique de Documents ou GED est une application logicielle capable de gérer les différentes étapes du cycle de vie du document (création, traitement, diffusion, élimination). La mise en place d’une telle solution répond au besoin de maîtriser et d’organiser la masse de documents qui circulent dans l’entreprise. Pour réussir un tel projet, il importe cependant de bien identifier les besoins de l’entreprise et de ses acteurs et de prendre en considération tous les aspects : le coût, le facteur humain et l’environnement technique du projet. L’étude des fonctionnalités des solutions de GED et l’analyse comparative de plusieurs solutions proposées par les éditeurs de logiciels constituent ensuite une étape indispensable à la réussite du projet. Cette synthèse présente les enjeux de la mise en place d’une telle solution dans l’entreprise et propose une démarche de mise en œuvre d’un système de GED ainsi qu’une analyse de certains logiciels du marché.
INTRODUCTION
Une Administration/institution produit/reçoit tout au long de son activité un grand nombre de documents. Certains sont vitaux (les titres de propriété ou les contrats), et doivent être conservés pour répondre à l’environnement réglementaire. D’autres encore, les documents dits de gestion tels que les comptes-rendus, les rapports, les documents bureautiques, peuvent être consultés dans le but de prendre une décision ou encore les documents d’exploitation. Par conséquent, la gestion et la conservation des documents au sein de l’entreprise sont des activités essentielles. Elles répondent à des objectifs d’ordre juridique et légal, à des enjeux patrimoniaux (constituer une mémoire d’entreprise et conserver les documents relatifs à l’histoire et à l’activité de l’entreprise) et à des enjeux stratégiques.
I- DEFINITION ET OBJECTIF DE LA GED
DEFINITION
Dans le Dictionnaire encyclopédique de l’information et de la documentation, Jacques Chaumier définit la GED ou Gestion Electronique de Documents comme un « ensemble de logiciels concourant à réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement d’un document : acquisition, restitution, diffusion 1».
Un système de GED est donc une application logicielle qui vise à gérer et organiser l’ensemble de la documentation produite par l’entreprise.
La mise en place d’une GED dans une entreprise présente notamment les avantages suivants :
– accès rapide et à distance aux documents : le réseau (l’Intranet le plus souvent) permet l’accès à la base de GED et rend possible une consultation immédiate des documents
– base unique pour l’ensemble des documents de l’entreprise : les documents produits dans l’entreprise sont tous stockés dans une même base, prévenant ainsi le risque d’une dispersion des documents
– conservation des documents : le système de GED garantit la conservation des documents produits dans l’entreprise, et assure la pérennité dans l’accès aux documents
OBJECTIFS DE LA GED
Enjeux organisationnels et stratégiques
D’un point de vue stratégique, la mise en place d’une solution de GED rend possible une rationalisation des flux d’informations et donc un gain de temps. Elle permet notamment de :
– localiser plus rapidement l’information
– éviter la perte de documents
– éviter le redoublement des processus
La GED présente également de nombreux avantages pour la production de documents de manière collaborative. Couplée avec une fonctionnalité de Workflow, une solution de GED permet d’optimiser le processus d’édition des documents (cf. partie III.C)
Enjeux techniques
D’un point de vue plus opérationnel et technique, la GED garantit :
– La pérennité des documents et de leur support
– L’interopérabilité : les documents peuvent être accessibles sur différentes plates-formes et pour des usages divers
– La sécurité des données grâce à une fonctionnalité de gestion des accès
– La traçabilité : retrouver l’historique, l’utilisation, la localisation d’une entité au moyen d’identifications enregistrées
II- MISE EN PLACE D’UN SYSTEME DE GED
ANALYSE PREALABLE :
Afin de n’oublier aucun aspect, il est important de suivre une méthodologie précise de mise en œuvre à savoir:
LES PRINCIPES FONDATEURS DU PROJET : Il s’agit dans cette étape de définir les objectifs du projet, de préciser les attentes et Il est également important de déterminer le rôle et les responsabilités des différents acteurs impliqués dans le projet et d’identifier notamment le comité de pilotage, personnes mettant à disposition leurs compétences techniques pour la mise en œuvre
ANALYSE DES BESOINS ET ANALYSE DE L’EXISTANT: L’analyse des besoins, par le biais d’entretiens, permet d’avoir une appréhension globale des tâches et des fonctions de chacun dans l’organisme. Elle permet de connaître, pour chaque fonction, les besoins documentaires, les informations produites et les flux échangés.
ÉCUEILS A EVITER :
Cette partie présente les éléments de risque lors de la mise en place d’une solution de GED et détaille les moyens à mettre en œuvre pour garantir le succès du projet.
LE COÛT : Outre le coût du logiciel, la mise en place d’une solution de GED est coûteuse en temps et en ressources humaines. Le risque est de prévoir un budget insuffisant pour assurer le bon fonctionnement du système dans la durée. Le budget pour la mise en place d’une solution de GED doit notamment prévoir (étude préalable à la mise en place du logiciel, achat du logiciel et les coûts relatifs à sa mise en place)
LA RÉSISTANCE AU CHANGEMENT: Lors de la mise en place d’une solution de GED, plusieurs difficultés peuvent être rencontrées: le manque d’implication du personnel, la réticence des futurs acteurs du système face à l’arrivée d’un nouvel outil, la non-utilisation de l’outil en raison d’un manque de compétence. Des mesures doivent être prises pour pallier ces problèmes.
L’ENVIRONNEMENT TECHNIQUE: mise en œuvre d’un plan de migration et de recodification des données
Choix du logiciel :
La mise en place d’une solution de GED passe par l’analyse du logiciel. Plusieurs éléments doivent être analysés :
– Fonctionnalités offertes: acquisition et/ou création de document, stockage et archivage, recherche, consultation des documents, diffusion, fonctions spécifiques à l’entreprise.
– l’Architecture technique : relations stations serveur / stations clientes, réseau, protocole; développement spécifique du logiciel de GED, intégration à l’environnement bureautique.
– l’Offre de service de l’éditeur: Paramétrage, installation, formation, maintenance, support technique.
– Coût: Prix des licences, du développement, des services, politique de mise à jour
III- ENJEUX DE LA GED
ENJEUX TECHNIQUE :
– L’interopérabilité des formats : Dans l’environnement de l’entreprise, il est important que le document soit réutilisable et interchangeable. Lors de l’enregistrement d’un document dans un format donné, il faut qu’il puisse être accessible pour différents acteurs de l’entreprise et pour des usages divers (lecture à l’écran, impression, stockage, insertion d’objets, modification). L’interopérabilité des formats caractérise notamment la faculté pour ces formats d’être reconnus et lus sur des plates-formes, des logiciels et des médias différents. L’élaboration du standard XML est sensée répondre à ces objectifs
– La pérennité : La mise en place d’une solution de GED vise également à garantir la conservation des documents dans leur intégrité et la pérennité dans l’accès à ceux-ci. Plusieurs éléments doivent être pris en compte : la durée de vie des supports de stockage et celle des systèmes de lecture utilisés.
– la sécurité des données : Les enjeux relatifs à la sécurité des données conservées dans une base de GED sont:
– Garantie de l’authenticité des documents : la sécurisation du système de GED permet d’attester que le document n’a pas subi de modification
– Préservation de la confidentialité des informations présentes dans la base
– Protection contre l’altération volontaire des documents : modification, brouillage des données
– Protection contre l’altération involontaire des documents : erreurs de saisie par exemple
– Protection contre les dommages physiques (panne de matériel, incendie, etc.)
ENJEUX JURIDIQUES :
Le document écrit original est (à de rares exceptions près) la seule preuve valable pour la loi française. Les documents ont en général une durée de prescription légale de 10 ans. Ces faits sont des freins au développement du document électronique qui ne remplit pas la condition d’irréversibilité, de non reproductibilité et de localisation caractérisant le document original.
La valeur légale du document numérique dépend d’une part du type de document numérique produit et d’autre part de l’ensemble des textes qui s’appliquent à l’activité de l’entreprise.