Catégorie : Archivage

L’ARCHIVAGE NUMÉRIQUE Le développement des technologies de l’information et de la communication a profondément modifié les méthodes de travail en facilitant et en accélérant considérablement la production, le partage et le stockage d’informations numériques. En parallèle, la reconnaissance de l’écrit électronique comme preuve en 2000 a ouvert la voie à l’« administration électronique », à la dématérialisation des processus métier et à la production d »originaux numériques. C’est pourquoi l’archivage numérique/électronique est devenu un véritable enjeu pour les directions des systèmes d’information. Il s’inscrit dans une gestion « efficiente » de la gestion des données numériques par la prise en compte du cycle de vie de l’information ainsi que de la conservation pérenne des données à forte valeur juridique, stratégique et/ou patrimoniale qui sont souvent la seule trace de l’activité de l’administration. Leur perte constituerait à la fois un risque juridique et un risque majeur pour la continuité des activités. La notion d’« archivage électronique » renvoie par conséquent à celle de « gouvernance des données numériques ». Les données numériques sont par nature très vulnérables pour deux raisons principales : d’une part, elles sont facilement manipulables et falsifiables. On rencontre également des difficultés à identifier la version validée d’un document et à avoir accès à l’information pertinente, nécessaire à la prise de décision. D’autre part, le support et le contenu de l’information ne sont plus indissociables, ce qui entraîne des conséquences majeures. En effet, l’affichage d’une information numérique est le résultat d’une harmonie entre systèmes logiciels, systèmes matériels, systèmes d’exploitation et périphériques. lls sont tous soumis à des rythmes différents et de plus en plus rapides qui entraînent un risque d’obsolescence technologique. Des stratégies de pérennisation, étayées par les nombreuses normes existantes dans le domaine, doivent par conséquent être anticipées et mises en œuvre, dès lors que les durées de conservation sont supérieures à un délai de 10 ans. L’archivage numérique est donc un processus dynamique qui commence dès la création des documents. Il s’agit d’une fonction multi-facettes qui fait appel à différents domaines entrant dans les schémas directeurs informatiques des organisations tels que : la gestion et la recherche documentaires (GED, bases de connaissance, moteurs de recherche, sémantique basée sur des référentiels, thesausus, ontologies…), la preuve et la sécurité (empreintes, signature électronique, horodatage, gestion du cycle de vie de l’information, gestion des droits d’accès, gestion des traces), l’interopérabilité (entre systèmes basés sur des protocoles de communication et des formats d’échanges), les infrastructures de stockage, le choix d’outils très pointus ciblés sur la conservation sur le long terme du numérique (outils d’identification et de conversion de formats, veille technologique sur les supports et les formats de données, plans de migrations des supports, des formats). Les compétences requises pour aborder ce domaine sont, par conséquent, multiples, raison pour laquelle la vision globale de ce qu’est un système d’archivage électronique est encore trop peu partagée.

Le cycle de vie d’un document est un concept qui analyse les étapes menant de la création d’un document à sa destination finale : conservation mémorielle ou destruction. On considère dès lors trois étapes dans ce cycle de vie : l’élaboration et la production du document, son utilisation ou maintenance, sa conservation ou mise à disposition. Les étapes de ce cycle diffèrent un peu selon que l’on se place du point de vue de la gestion des documents d’archives ou de l’archivage définitif. Depuis l’introduction des documents numériques, les technologies ont parfois bousculé l’ordonnancement classique de ces étapes. Le cycle de vie du document selon le records management « Le cycle de vie d’un document engageant est organisé autour de deux événements majeurs qui modifient son statut ou sa valeur : la validation qui lui donne son plein effet engageant et l’événement qui déclenche le calcul de la date de fin de conservation. Avec sa validation comme document engageant (record creation), suivie de sa diffusion, le document émis ou reçu est figé et peut (doit) dès lors être mis en sécurité dans un système qui assurera sa conservation intègre et sa mise à disposition. L’événement déclencheur du sort final (fin de validité, résiliation, fin d’un laps de temps prédéterminé, décision du responsable du contenu) permet de calculer la date de destruction ou de transfert aux archives historiques. » « Avant sa validation, le document passe souvent par plusieurs états qui sont autant de documents papier ou de fichiers numériques qu’il convient de gérer au regard de ce que doit être le document finalisé : règles de nommage, versionnage, contrôle de la diffusion. D’autres événements viennent ponctuer la vie du document archivé : les consultations qui peuvent générer des copies de ce document, les changements de localisation (en fonction de la fréquence d’utilisation et des coûts de stockage ou d’accès), les migrations technologiques ou les restaurations après détérioration des données. Certains événements extérieurs peuvent conduire à modifier le cycle de vie du document archivé, par exemple : la valeur du document est requalifiée par suite d’un contentieux ; le support original est détruit malencontreusement et est remplacé par une copie qui devient copie de substitution. »1 Ainsi du point de vue du records management les étapes du cycle sont résumées comme suit : Création (ou capture) du document ; Validation du document (avec plusieurs itérations possibles) ; Utilisation (diffusion/publication) ; Fin de l’usage courant ; Échéance légale ou institutionnelle (déterminée par une durée d’utilité administrative). Les étapes sont ici déterminées par des dates butoirs qui, en principe, déterminent une action de traitement des documents ayant changé de statut. Théorie des trois âges des archives Cycle de vie document-record mac Le cycle de vie du document selon les archivistes repose sur la théorie des trois âges, exposée et popularisée en France par Yves Pérotin2. Tout document passe successivement par deux ou trois phases. Dans la première, il relève des archives courantes car on s’y reporte quotidiennement : il est conservé par la ou les personnes l’ayant produit ou reçu. Lorsqu’il n’est plus d’une utilité quotidienne et immédiate sans qu’on puisse pour autant le détruire, il passe au stade des archives intermédiaires : il peut être déplacé dans un local où on ira le consulter en cas de besoin ou confié à un service d’archives qui le restituera à la demande. Une fois arrivé le moment où sa conservation n’est plus nécessaire pour la conduite de l’activité ou légalement obligatoire, il peut soit être détruit, soit être confié comme archives définitives à un service d’archives historiques. En France, les archives définitives des personnes publiques, qu’il s’agisse de collectivités territoriales ou de services déconcentrés de l’État, doivent être versées aux Archives départementales du ressort géographique où elles se trouvent. Les archives définitives des administrations centrales de l’État et des établissements publics à compétence nationale doivent être versées aux Archives nationales. Dans ce séquençage : les archives courantes (vivantes ou archives actives) couvrant les étapes 1 à 3 du Records management, prennent en compte les documents nécessaires au fonctionnement des institutions qui les ont produits. les archives intermédiaires (semi-statiques ou semi-actives) couvrant la période entre les étapes 4 et 5 du Records management, ne sont plus utilisées couramment mais doivent être conservées de manière temporaire pour des raisons administratives ou juridiques. À l’issue de la durée réglementaire ou légale de conservation, ces archives font l’objet d’un tri et sont soit conservées définitivement soit éliminées. les archives définitives (statiques ou mortes) se positionnant après l’étape 5 du Records management, ont pour vocation d’être conservées pour des raisons patrimoniales ou historiques. Elles sont versées aux Archives Nationales.

Le journaliste Alain Foka, 53 ans, est connu comme le loup blanc. Mais c’est aussi une vraie figure de proue de la diaspora africaine. À la tête d’une société de production, il est l’auteur de plusieurs Document audiovisuel donc le tout dernier est le coffret dans lequel il rend hommage au défunt président Gabonais. Le 8 juin 2009 à Barcelone en Espagne Omar Bongo Odimba rendait son dernier souffle. Sept ans plus tard Alain Foka immortalise le défunt président gabonais dans un coffret vidéo vol 3 de son concept «Archive d’Afrique » Ce coffret présentant les grands moments de la vie politique de feu Omar Bongo, a été remis officiellement mercredi 8 juin 2016 aux archives nationales de Libreville par son auteur. Pour Alain Foka c’est pour rendre hommage à Omar Bongo Ondimba qu’il a décidé de produire ce coffret Archives d’Afrique dont les premiers enregistrements avec le concerné avaient été lancé en février 2006. « En lui consacrant ce troisième coffret d’Archives d’Afrique, j’ai souhaité revisiter l’histoire africaine de toute ce période. Donner à voir et à attendre les précieux témoignages des rares acteurs encore vivant. Je remercie les chefs d’état, les ministres, les membres de la famille, les acteurs politiques les anonymes qui ont participé à ce travail », a déclaré Alain Foka . Soutenant l’idée qui stipule que « nul n’a le droit d’effacer une page de l’histoire d’un peuple car un peuple sans histoire est un monde sans âme » Alain Foka en qualité d’enfant de l’Afrique a donc décidé de produire ce coffret pour livrer un pan de l’histoire d’Omar Bongo Ondimba, patriarche de l’Afrique aux plus jeunes, peur qu’ils ne reçoivent des informations erronées émanant des non africains. Salué par plusieurs jeunes étudiants et élèves le coffret Archives d’Afrique soutenu dans sa production par Airtel Gabon et BGFIBANK  a été remis au responsable des archives nationales de Libreville qui a dit ne ménager aucun effort pour sa promotion et sa conservation.